Bentuk-Bentuk Komunikasi Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi  dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu dan sebagainya. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Kochler (1976) mengatakan, Organisasi dalah sistem hubungan yang tertsruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi komunikasi organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide diantara para anggota organisasi secara timbal-balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Wursanto, 2005:158). Dalam membina perilaku organisasional di antara para anggota organisasi atau karyawan, komunikasi itu berperan untuk meniadakan konflik antara yang satu dengan lainnya. Selain itu di dalam suatu organisai ada pula bentuk-bentuk komunikasi antar anggota. Makalah ini akan membahas bentuk-bentuk komunikasi di dalam organisasi yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana bentuk komunikasi Internal?

2.      Bagaimana bentuk komunikasi Eksternal?

C.    Tujuan Pembahasan

Tujuan dalam penulisan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan serta memahami tentang bentuk-bentuk komunikasi organisasi. Adapun tujuan lain yaitu untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Etika dan Komunikasi Organisasi. Diharapkan makalah ini bermanfaat bagi pembacanya. 

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Komunikasi Internal

Menurut Lawrance D. Brennan, komunikasi internal adalah “interchange of ideas among the structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operation and management).” (Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau ajwatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).[1]

Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu:

1.      Dimensi Komunikasi Internal

Dimensi Komunikasi Internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a.       Komunikasi Vertikal

Komunikasi Vertikal terbagi menjadi dua yaitu komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi yang lebih rendah dengan satuan organisasi yang lebih tinggi.[2] Semua pegawai dalam organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberin informasi kepada seorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia.[3]

Sedangkan komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan kepada bawahan. Komunikasi ke bawah mengalir dari pimpinan kepada para bawahan, dari tingkat manajemen puncak ke manajemen menengah, ke manajemen tingkat bawah terus mengalir kepada para pekerja, melalui secara hierarki.[4] Komunikasi kebawah dalam organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis,1967). [5]

Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memeberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan dan sebagainya kepada pimpinan.[6]

b.      Komunikasi Horizontal

Komunikasi Horizontal adalah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horizontal biasanya tidak formal karena terjadi dengan orang yang memiliki tingkatan yang sama.[7] Pesan dalam komunikasi horizontal biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik, saling memberikan informasi dan mengembangangkan sokongan interpersonal.

Bentuk dari komunikasi horizontal yang sering terjadi yaitu, rapat-rapat komite, interaksi pada jam istirahat, percakapan telepon, dan aktivitas sosial. Dalam komunikasi sosial sering kali terjadi masalah, yaitu jika ada desas-desus akan cepat sekali menyebar dan menjalar karena komunikasi horizontal bias dilakukan di saat jam istirahat atau santai. Dan yang didesas-desuskan sering kali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka.

c.       Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal terbagi menjadi dua yaitu, diagonal ke atas dan diagonal ke bawah. Komunikasi diagonal ke atas adalah komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah (bawahan) dengan pejabat atau pimpinan yang lebih tinggi. Sedangkan komunikasi diagonal ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung dari seorang pimpinan dengan pejabat atau pimpinan yang lebih rendah. Jadi komunikasi diagonal (ke atas maupun ke bawah) adalah komunikasi antara pejabat-pejabat atau unit-unit yang berbeda tingkatan (level) dan wewenangnya baik yang secara fugsional ada hubungannya maupun secara fungsional tidak ada hubungannya.[8]

2.      Jenis Komunikasi Internal

Komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu Komunikasi persona (personal communication) dan komunikasi kelompok (group communication).

a.       Komunikasi Persona

Komunikasi persona terbagi menjadi dua yaitu komukasi tatap muka dan komunikasi bermedia. Komunikasi tatap muka terjadi karena berlangsung secara dialogis sambil saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi (personal contact). Sedangkan komunikasi bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan alat, misalnya telepon atau memorandum. Karena melalui alat, maka antara kedua orang tersebut tidak terdapat kontak pribadi.

b.      Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok (group communication) adalah komunikasi antara seseorang dengan kelompok orang dalam situasi tatap muka. Kelompok ini bisa kecil dan besar tergantung berapa jumlah orang yang termasuk dalam kelompok tersebut. Oleh karena itu, dalam komunikasi kelompok  dibedakan antara komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar. [9]

Menurut  Shaw (1976) Komunikasi kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat mempengaruhi satu sama lain, memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain, berinteraksi untuk beberapa tujuan, mengambil peranan, terikat satu sama lain dan berkomunikasi tatap muka. Jika salah satu komponen ini hilang individu yang terlibat tidaklah berkomunikasi dalam kelompok kecil.[10]  Menurut Robert F. Bales dalam bukunya, Interaction Process Analysis, mendefinisikan kelompok kecil sebagai sejumlah orang yang terlibat dalam interaksi satu sama lain dalam suatu pertemuan yang bersifat tatap muka (face-to-face meeting) di mana setiap peserta mendapat kesan atau penglihatan antara satu sama lainnya yang cukup kentara, sehingga dia-baik pada saat timbulnya pertanyaan maupun sesudahnya- dapat memberikat tanggapan kepada masing-masing sebagai perseorangan. [11] Kelompok kecil sekumpulan orang yang biasanya  kurang dari tujuh orang, berinteraksi dalam jangka waktu agak lama dan memiliki  kepentingan yang sama yang terbentuk  dalam satu tujuan yang telah disepakati. Contoh komunikasi kelompok kecil yaitu seminar, ceramah, diskusi, penataran dan sebagainya.

Menurut Effendy (1993:77) Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang ditujukan kepada afeksi (perasaan) komunikan dan prosesnya  berlangsung secara linear. Jadi dapat dikatakan bahwa dalam komunikasi kelompok besar kontak pribadi sulit dilakukan. Komunikator dalam komunikasi ini cenderung hanya membakar emosi komunikannya dan tanggapannya bersifat emosional. Contoh komunikasi kelompok besar adalah kongres dari sebiah organisasi (bersifat formal) dan kampanye di lapangan (bersifat non formal).[12]

3.      Fungsi Komunikasi Internal

a.       Mengumumkan

b.      Menjelaskan Prosedur dan Kebijakan

c.       Menginformasikan Kemajuan Manajemen

d.      Mengembangkan Produk dan Layanan Baru

e.       Mengajak Karyawan atau Manajemen untuk Membuat Perubahan atau Perbaikan

f.       Mengoordinasikan Aktivitas

g.      Mengevaluasi atau Memberi Penghargaan kepad Karyawan.[13]

B.     Komunikasi Eksternal

Komunikasi Ekternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen . direktorat, jawatan dan pada perusahaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruang lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat (public relation officer) daripada pimpinannya sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting, yang tidak bisa diwakilkan kepada orang lalin, umpamanya perundingan (negotiation) yang menyangkkut kebijakan organisasi. Yang lainnya dilakukan oleh kepala humas yang dalam kegiatan komunikasi eksternal merupakan tangan kanan pimpinan.[14]

Salah satu tujuan komunikasi eksternal yaitu  untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang di luar badan atau instansi hingga terbentuklah opini public yang favorable terhadap badan itu. Selain itu ada tujuan lain jika organisasi itu berbentuk perusahaan yaitu untuk memperluas langganan, memperkenalkan produksi, mencari modal dan hubungan, memperbaiki hubungan dengan serikat-serikat buruh, mencegah pemogokan-pemogokan dan mempertahankan karyawan-karyawan yang cakap, efektif dan produktif dalam kerjanya, serta memecahkan persoalan-persoalan atau kesulitan-kesulitan yang sedang dihadapi dan lain-lain.[15]

Komunikasi ekternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni komunikasi organisasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi. Sebelum kita membahas ini, ada beberapa macam khalayak yang biasa kita kenal yaitu:

1.      Press Relation

Hubungan dengan pers umumnya dengan mass media seperti pers, radio, film dan televisi. Dan yang paling utama adalah pers.

2.      Government Relation

Hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah. Lembaga atau instansi resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

3.      Community Relation

Hubungan dengan masyarakat setempat.

4.      Supplier Relation

Hubungan dengan para leveransil (pemborong), kontraktor agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima secara teratur serta dengan harga dan syarat-syarat yang wajar.

5.      Costumer Relation

Hubungan dengan para langganan, sehingga hubungan itu selalu dalam situasi bahwa langgananlah yang sangat membutuhkan perusahaan, bukan sebaliknya.[16]

Setelah mengetahui macam-macam khalayak kita dapat membahas tentang komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organiasasi.

1.      Komunikasi dari Organisasi kepada Khalayak

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Adanya kegiatan komunikasi dengan khalayak itu sangat penting dalam usaha memecahkan suatu masalah jika terjadi tanpa di duga. Contohnya yaitu adanya masalah yang timbul akibat  berita yang salah dimuat dalam surat kabar. Dengan adanya hubungan baik sebagai akibat kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi, masalah yang dijumpai kemungkinan besar tidak akan terlalu sulit diatasi.

2.      Komunikasi dari Khalayak kepada Organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan  komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada Khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya versial (menyebabkan adanya yang pro dan kontra di kalangan khalayak), maka ini disebut opini publik (public opininon). Opini publik sering sekali merugikan organisasi. Karenanya harus diusahaka agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan. [17]

3.      Fungsi Komunikasi Eksternal

a.       Menjawab Pertanyaan tentang Produk atau Layanan

b.      Membujuk Konsumen untuk membeli Produk atau Jasa

c.       Menjelaskan Spesifikasi Pemasok

d.      Mengajukan Kredit

e.       Menagih Utang

f.       Merespon Biro Pemerintahan

g.      Mempromosikan Citra Positif  Perusahaan [18]

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

pKomunikasi Internal adalah Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau ajwatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Komunikasi internal terbagi menjadi tiga dimensi, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komuniksasi diagonal. Komunikasi vertikal sendiri terbagi menjadi dua yaitu komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang biasa dilakukan oleh sesame karyawan, biasanya tidak menggunakan bahasa formal.

Jenis komunikasi internal ada dua, yaitu komunikasi persona dan komunikasi kelompok. Komunikasi apersona pun terbagi menjadi dua yaitu komunikasi tatap muka dan bermedia. Maksud dari komunikasi tatap muka yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung bertatap muka. Sedangkan komunikasi bermedia yaitu komunikasi yang dilakukan melalui alat media. Komunikasi kelompok terbagi menjadi komunikasi kelompok kecil dan kelompok besar. Komunikasi kelompok kecil itu beranggotakan maksimal tujuh orang. Sedang kelompok besar maksimalnya tidak terbatas.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal hanya terdiri atas dua jalur secara timbal balik yaitu komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak sangat penting dilaksanakan dalam memecahkan suatu masalah yang terjadi tanpa di duga. Karena dengan adanya hubungan baik dengan khalayak di luar organisasi kemungkinan besar masalah tidak akan terlalu sulit dihadapi. Sedangkan komunikasi dari khalayak kepada organisai biasanya merupakan umpan balik dari informasi atau efek kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi .

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1990. Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Wursanto, Ignasius. 2005. Dasar-Dasar Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: CV Andi Offset.

R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2013. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Muhammad, Arni. 2011. Komunikasi Organisasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Abdurraachman, Oemi. 1995. Dasar-Dasar Public Relation. Bandung: PT. Citra Aditya Abadi.

Widjaja, H. A. W.. 2008. Komunikasi: Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: PT.  Bumi Aksara.

Dadang Heriana. http://bilongtuyu.blogspot.com/2014/01/bentuk-bentuk-komunikasi-kelompok.html?m=1 tanggal 15 Oktober 2014.

WordPress. http://kuliahsemester1.wordpress.com/about/komunikasi/ pada tanggal 18 Oktober 2014.

---

[1] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 122.

[2] Ignasius Wursanto, Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, (Yogyakarta: Andi Offset, 2005), hlm. 161

[3] . Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2010), cet. VIII, hlm. 189.

[4] Ignasius Wursanto, Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, (Yogyakarta: Andi Offset, 2005), hlm. 161-162.

[5] R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2010), cet. VIII, hlm. 184.

[6] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 123.

[7] Ibid, hlm. 124.

[8] Ignasius Wursanto, Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, (Yogyakarta: Andi Offset, 2005), hlm. 163.

[9] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 125-126.

[10] Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2011), cet. XII, hlm. 182.

[11] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 127.

[12] Dadang Heriana, “Bentuk-Bentuk Komunikasi Kelompok” diakses dari http://bilongtuyu.blogspot.com/2014/01/bentuk-bentuk-komunikasi-kelompok.html?m=1 tanggal 15 Oktober 2014.

[13] WordPress, “Komunikasi” diakses dari http://kuliahsemester1.wordpress.com/about/komunikasi/ pada tanggal 18 Oktober 2014.

[14] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 128.

[15] Oemi Abdurrachman, Dasar-Dasar Public Relation, (Bandung: PT. Citra Aditya Bakti, 1995), cet. II, hlm. 38.

[16] H. A. W. Widjaja, Komunikasi: Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2008), cet. V, hlm. 74.

[17] Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1990), cet. V, hlm. 128-129.

[18] WordPress, “Komunikasi” diakses dari http://kuliahsemester1.wordpress.com/about/komunikasi/ pada tanggal 18 Oktober 2014.